Przyjmowanie i załatwianie spraw - Komenda Miejska Policji w Krakowie

Biuletyn Informacji Publicznej

Przyjmowanie i załatwianie spraw

Przyjmowanie i załatwianie spraw

Przyjmowanie i załatwianie spraw w Komendzie Miejskiej Policji w Krakowie reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 r., Nr 30, poz. 168 z późn. zm.) oraz INSTRUKCJA określająca zasady pracy kancelaryjnej w zakresie obiegu dokumentów jawnych w Komendzie Miejskiej Policji w Krakowie i w jednostkach podległych, stanowiąca Załacznik Nr 1 do Decyzji Nr 34/2015 Komendanta Miejskiego Policji w Krakowie z dnia 27 kwietnia 2015 roku w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w zakresie obiegu dokumentów jawnych w Komendzie Miejskiej Policji w Krakowie i w jednostkach podleglych.

Czynności kancelaryjne w Komendze Miejskiej Policji w Krakowie wykonują:

1) punkt kancelaryjny Wydziału Prezydialnego KMP w Krakowie (do wykonywanych zadań należy m. in. przyjmowanie wszelkich przesyłek skierowanych do KMP w Krakowie oraz adresowanych imiennie do pracowników KMP w Krakowie oraz jednostek podległych, kierowanie korespondencji do właściwych jednostek, komórek organizacyjnych (dopuszcza się możliwość zapoznania się pracownika z treścią korespondencji w celu ustalenia adresata), pobieranie i przekazywanie przesyłek - zgodnie z zasadami wynikającymi z decyzji nr 57/2014 KMP w Krakowie z dnia 23 września 2014 roku w sprawie obiegu poczty służbowej w Komendzie Miejskiej Policji w Krakowie);

2) sekretariat Komendanta Miejskiego Policji w Krakowie (do wykonywanych zadań należy m. in. przyjmowanie przesyłek przekazywanych z punku kancelaryjnego, przyjmowanie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną i faksową, przedkładanie korespondencji Komendantowi Miejskiemu Policji w Krakowie oraz jego zastępcom w celu dekretacji, przekazywanie zadekretowanej poczty do właściwych jednostek, komórek organizacyjnych);

3) sekretariaty jednostek, komórek organizacyjnych KMP, KP w Krakowie (do wykonywanych zadań należy m. in. pobieranie korespondencji z punktu kancelaryjnego oraz sekretariatu Komendanta Miejskiego Policji w Krakowie, przyjmowanie korespondencji bezpośrednio wpływającej do jednostki, komórki organizacyjnej, w tym pocztą elektroniczną, przedkładanie korespondencji kierownikowi jednostki, komórki organizacyjnej w celu dekretacji, rejestracja, przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom, osobom wskazanym, przygotowanie korespondencji wychodzącej z jednostki, komórki organizacyjnej do wysyłki);

4) służby dyżurne KMP, KP (do wykonywanych zadań należy m. in. przyjmowanie faksów oraz e- maili, przyjmowanie materiałów wpływąjących do jednostki lub wytworzonych wewnątrz jednostki, przekazywanie materiałów do kierownika jednostki;

5) recepcja KMP,KP (do wykonywanych zadań należy m. in. przyjmowanie materiałów wplywających do jednostki podczas nieobecności kierownika jednostki lub w czasie kiedy punkt kancelaryjny KMP w Krakowie i sekretariaty KMP/KP są nieczynne, przekazywanie materiałów do dyżurnego jednostki lub kierownika jednostki - za pośrednictwem odpowiednich sekretariatów lub do punktu kancelaryjnego, prowadzenie rejestru potwierdzającego fakt przekazania, współpraca ze służbami dyżurnymi);

6) referenci spraw (do wykonywanych zadań należy m. in. pobieranie korespondencji z sekretariatów komórek organizacyjnych lub od osób wskazanych, potwierdzanie faktu odbioru korespondencji, zakładania sprawy, tworzenie akt sprawy, zakończenie sprawy).

Sprawy mogą występować w formie tradycyjnej i elektronicznej.

Dopuszczalne jest łączenie wymienionych form na różnym etapie rozpatrywania spraw.

Z poszczególnymi formami korespondencji postępuje się chronologicznie według następujących zasad:

1. Forma tradycyjna:

1) wpływ korespondencji;

2) przedłożenie korespondencji kierownikowi jednostki, komórki organizacyjnej w celu dekretacji;

3) dekretacja (także sprawdzenie, czy otrzymana korespondencja dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową );

4) przekazanie korespondencji pracownikowi sekretariatu w celu wprowadzenia do rejestru;

5) przekazanie korespondencji wyznaczonemu referentowi lub osobie wskazanej;

6) założenie sprawy przez referenta lub inną osobę wyznaczoną przez kierownika jednostki, komórki organizacyjnej na podstawie zamieszczonej dekretacji;

7) tworzenie akt sprawy (gromadzenie dokumentacji);

8) zakończenie sprawy;

9) archiwizacja.

2. Forma elektroniczna:

1) wpływ korespondencji (tylko na adresy e-mailowe sekretariatów);

2) w przypadku wpływu korespondencji na inny adres należy korespondencję przekazać na adres e-mailowy właściwego sekretariatu;

3) wpływ korespondencji w ramach gromadzonych akt spraw może odbywać się na poziomie referentów spraw z jej jednoczesnym przekazaniem do wiadomości bezpośrednich przełożonych;

4) przedłożenie korespondencji drogą e-mailową kierownikowi jednostki, komórki organizacyjnej w celu dekretacji;

5) dekretacja - przekazanie informacji w formie wiadomości e-mailowej o trybie postępowania, (wyłącznie w przypadku, gdy korespondencja me wymaga wydrukowania);

6) przekazanie korespondencji w formie elektronicznej pracownikowi sekretariatu w celu wprowadzenia do rejestru;

7) przekazanie korespondencji wraz z dekretacją wyznaczonemu referentowi lub osobie wskazanej (potwierdzeniem odbioru korespondencji jest komunikat zwrotny o przeczytaniu wiadomości);

8) założenie sprawy przez referenta lub inną osobę wyznaczoną przez kierownika jednostki, komórki organizacyjnej na podstawic zamieszczonej dekretacji;

9) tworzenie akt sprawy tylko w formie elektronicznej (gromadzenie dokumentacji);

10) zakończenie sprawy;

11) archiwizacja zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Ogólny nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierowników jednostek oraz komórek organizacyjnych.

 

 

 

Metryczka

Data publikacji 25.11.2015
Data modyfikacji 11.01.2018
Podmiot udostępniający informację:
Komenda Miejska Policji w Krakowie
Osoba wytwarzająca/odpowiadająca za informację:
Gabriela Grymek
Osoba udostępniająca informację:
Gabriela Grymek Wydział Prezydialny
Osoba modyfikująca informację:
Gabriela Grymek
do góry